|
Ishodi učenja
CiljeviKliknite za čitanje 
Na kraju ovog modula moći ćete:
• Bolje iskoristiti svoje vrijeme
• Bolje upravljati timskim radom i raspodjelom zadataka
• Koristiti alate koji će vam pomoći u procesu upravljanja zadacima
ICT alati za upravljanje vremenom
Koristi i nedostaciKliknite za čitanje
U današnje vrijeme vrijeme je postalo izuzetno važno. Zapravo, posjedovanje vještina upravljanja vremenom i dobro poznavanje samoga sebe omogućuju bolju stopu dovršetaka zadataka što ostavlja vrijeme za upuštanje u osobne ili intrapoduzetničke projekte. Zato se, više nego ikad, važnost organiziranosti ne smije podcijeniti.
To se sukobljava s ulogom koju upravljanje vremenom ima u kulturi nekih poduzeća koja ga tretiraju ga kao sporednu vještinu, a ne temeljnu. Nije iznenađujuće da ovo važnost ovog pitanja eksponencijalno raste kada su u pitanju projekti unutar poduzeća, koji su zbog svoje uobičajene prirode često usko povezani.
Alati za upravljanje vremenomKliknite za čitanje
Kako biste nam pomogli s našim prvim koracima u svijetu upravljanja vremenom ili zapravo podigli naše organizacijske vještine na višu razinu, ovdje je izbor alata (s besplatnim i plaćenim planovima):
► Praćenje vremena: imati potpunu kontrolu nad svojim vremenom ključ je za bolji rad i život izvan posla.
 je besplatna aplikacija za praćenje vremena koja korisnicima, bilo pojedincima ili timovima, daje niz alata za praćenje vremena provedenog na zadatku ili naplativog vremena.
Na puno iscrpniji način,  može se pohvaliti velikim brojem alata za praćenje vremena kao što su vođenje zadataka, fokusne sesije i zbirka izvješća, s ciljem pružanja dubinske analize raspodjele vremena korisnika.
► Marketing na društvenim medijima: Raspored objava ključan je za svaku strategiju upravljanja društvenim medijima. Nažalost, ne možemo 24/7 paziti na zaslon čekajući pravi trenutak da napravimo neku objavu ili infografiku.
 , na primjer, podržava do 20 platformi društvenih medija, uključujući Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn i YouTube. Njegov besplatni plan omogućuje upravljanje s 2 računa i zakazivanje do 5 objava. Dodatno, podržava automatizaciju objavljivanja: što znači da se određena ažuriranja bloga i weba mogu objavljivati automatski.
 uključuje slične značajke, s još boljim mogućnostima automatizacije i besplatnim planom koji omogućuje upravljanje s 3 društvena računa i zakazivanje do 10 objava.
► Korištenje zaslona: Kako bismo poboljšali upravljanje svojim vremenom, provjera vremena ispred ekrana je ključna, tako da se naši napori mogu optimizirati, izbjegavajući umor.
 AppDetox omogućuje korisnicima da prate svoje vrijeme ispred ekrana, stvarajući prilagođena pravila blokiranja i popise blokiranih aplikacija.
 Moment uvodi pravila za više uređaja i proširenja preglednika, ali samo s plaćenim planovima.
► Upravljanje projektima i organizacija: Kao što ćemo vidjeti u sljedećoj cjelini, ove aplikacije omogućuju korisnicima upravljanje mnogim parametrima, kao što su popis zadataka, rokovi, razvrstavanje, dijeljenje i učitavanje privitaka datoteka, postajući svojevrsno "organizacijsko središte". Većina njih omogućuje dijeljenje sadržaja s drugim korisnicima.
Dobri primjeri su  ,  ,  i  . Iako svaki od njih uključuje niz očekivanih, temeljnih značajki poput gore spomenutih, oni još uvijek imaju vlastite trikove koji će vam pomoći da povećate produktivnost.
Upravljanje zadacima u timskom radu
Osmišljavanje vlastite timske strategijeKliknite za čitanje
Uspjeh je izravna posljedica odgovarajuće strategije, stoga je važno znati kako napraviti plan, tj. dizajnirati solidan dijagram tijeka rada za učinkovito planiranje koraka potrebnih za ostvarenje projekta.
Imajte na umu da je ovo samo prijedlog, pa ga nemojte ustručavati izmijeniti kako bi bolje odgovarao vašim potrebama.
Osmišljavanje vlastite timske strategijeKliknite za čitanje
Nakon što osmislimo vlastiti plan, vrijeme je da ga provedemo. Kao što smo vidjeli u prethodnoj jedinici, postoji nekoliko alternativa koje pružaju čista, jednostavna i učinkovita rješenja držeći napredak otvorenim i minimizirajući protok e-pošte i komunikacijske kanale.
Ovom prilikom, besplatna verzija Asane će se koristiti za ilustraciju prethodno spomenutog procesa implementacije. Imajte na umu da, u svakom slučaju, svi novi računi imaju besplatan mjesec Premiuma (koji dodaje više značajki).
Napravite popis svih zadataka koje vaš tim treba izvršiti:
Ovo je ključni korak jer će definirati strukturu projekta. Nazivi zadataka i opseg trebaju biti što je moguće konkretniji i koncizniji. Kao što ćemo vidjeti kasnije, većina programa, poput besplatne verzije Asane, u ovom slučaju dopušta zadatke i pod-zadatke unutar njih.
Nakon što uđete u nadzornu ploču Asane, kliknite na bilo koji od simbola + s vaše lijeve strane kako biste izradili novi projekt (1) i odaberite svoj prvi korak (2).
Stručni savjet: da biste pristupili nekim od predložaka, kliknite na "Upotrijebi predložak" (plava raketa, 2), a zatim na "Poništi filtere" (ispod plave sofe, 3). Tada ćete moći pristupiti nekim predlošcima bez da morate početi od nule!
U ovom slučaju koristimo prikaz temeljen na popisu (1) za distribuciju projekta. U nekim slučajevima, izgled ploče (2) ili kalendara (3) može biti vizualno bolji, posebno s vremenski osjetljivim, jednostavnijim projektima. Zatim je samo potrebno dati naziv projektu, prilagoditi njegovu ikonu i prilagoditi njegove postavke privatnosti
Navedite rokove i vremenske okvire za svaki zadatak: kada procjenjujete duljinu zadatka, imajte na umu da ne samo da zadaci imaju promjenjivu duljinu, već i različiti radni tempo ljudi koji ih obavljaju.
U svakom slučaju, za procjene rokova trebaju uzeti u obzir dodatno vrijeme zbog nepredviđenih događaja, idealni uvjeti su samo teoretski!
Dodijelite prioritet svakom zadatku: dodjela prioriteta trebala bi odgovoriti na pitanja kao što su:
► Ne bi li obavljanje ovog zadatka ugrozilo održivost projekta?
► Bi li to spriječilo tim da pokrene nekoliko drugih?
► Koliko je blizu krajnji rok?
Na Asani, rokovi se mogu postaviti klikom na “Datum roka” (1) dok se prioriteti mogu odabrati klikom na “Prioritet” (2).
Zabilježite ostale relevantne informacije za svaki zadatak: Ne mogu se svi zadaci objasniti shematskim naslovom, zato su često potrebne informacije kao što su detaljni opisi, dodatne datoteke, ažuriranja, pa čak i pod-zadaci.
► Nemojte se ustručavati dodati i zatražiti ove pojedinosti, jer štede toliko vremena u dvostrukim provjerama i pozivima za potvrdu: mnogo je brže imati samo jedno mjesto nego provjeravati više njih.
► Povrh toga, neke stranice mogu biti nedostupne članovima vašeg tima, što znači da im neće pomoći!
► Ne zaboravite da informacije o projektu učinite javnima i centraliziranima!
Za dodavanje pojedinosti zadatka na Asanu, samo kliknite na "Detalji" (1) odmah ispod strelice, lijevo od polja "Primatelj". Zatim, tu su gumbi za prilaganje datoteka (2), dodavanje pod-zadataka (3), dijeljenje zadataka (4), uključujući opis (5) i objavljivanje komentara/ažuriranja (6)
Pravedno raspodijelite zadatke među timom
Svaka osoba ima drugačiji niz kvaliteta. Zato je poznavanje vaših timskih vještina ključno za uspješno procjenu vaših resursa za timski rad. Prilikom raspodjele zadataka uzmite u obzir te čimbenike jednako kao i samu duljinu/složenost zadatka, stoga se nemojte uzrujavati ako članovi tima završe s različitim količinama zadataka u bilo kojem trenutku, poanta je u ravnoteži radnog opterećenja!
Pratite napredak tima.
Kako projekt napreduje, praćenje njegovog razvoja može se pokazati od velikog značenja. To će članovima tima dati do znanja gdje se zapravo nalaze u svakom trenutku. Postoji ogromna razlika između mapiranja svih zadataka i ove "karte" koja prikazuje vašu poziciju uživo!
Napredak se lako može pratiti unutar Asane označavanjem zadataka (1) i pod-zadataka (dostupno klikom na detalje, odmah pored pojedinosti o primatelju, 2).
Što se tiče radnog opterećenja članova tima, prelaskom miša iznad pojedinosti o pojedincu (3) prikazat će se izbornik koji prikazuje pojedinosti te osobe, s opcijom za prikaz njegovih/njezinih zadataka (4) na vizualnoj kalendarskoj ploči.
Zaključci
Ključni zaključciKliknite za čitanje
Dobro napravljeno! Sad znate više o:
• Organizaciji i kako bolje iskoristiti svoje vrijeme
• Uključivanju svog tima i kako da cjelina bude više od zbroja njezinih dijelova
• Planiranju i učinkovitom upravljanje vremenom
|
Reproduciraj zvuk 
