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ObiettiviClicca per leggere 
Alla fine di questo modulo sarai in grado di:
- Fare un uso più efficiente del tuo tempo
- Gestire meglio il lavoro di squadra e l'assegnazione delle attività
- Conoscere e utilizzare gli strumenti per aiutarti nel processo di gestione delle attività
Strumenti ICT per la gestione del tempo
Vantaggi e lacune Clicca per leggere
Al giorno d'oggi, il tempo sembra essere il nome del gioco. In effetti, avere buone capacità di gestione del tempo e conoscere bene se stessi consente di migliorare il tasso di completamento delle attività e di liberare tempo prezioso per avventurarsi in progetti di intrapreneurship o personali. Ecco perché, oggi più che mai, l'importanza di essere organizzati non può essere sottovalutata.
Ciò si scontra con il ruolo secondario che la gestione del tempo riveste in alcune culture aziendali, essendo trattata come una competenza secondaria piuttosto che come una competenza fondamentale. Non sorprende che questo problema aumenti in modo esponenziale quando si tratta di progetti di intrapreneurship, che per la loro consueta natura collaterale sono spesso strettamente programmati intorno all'attività principale.
Strumenti di gestione del tempoClicca per leggere
Al fine di aiutarci con i nostri primi passi nel mondo della gestione del tempo o effettivamente portare le nostre capacità organizzative al livello successivo, ecco una selezione di strumenti (con piani sia gratuiti che a pagamento):
► Time-tracking: avere il controllo totale sul tuo tempo è la chiave per migliorare il lavoro e la vita fuori dal lavoro.
 è un'app gratuita di monitoraggio del tempo che offre agli utenti, che si tratti di individui o team, una serie di strumenti legati al tempo per monitorare il conto alla rovescia, il tempo trascorso in un'attività o il tempo fatturabile.
In modo molto più esaustivo,  vanta un numero enorme di strumenti di time-tracking come la guida alle attività, sessioni di messa a fuoco e una raccolta di report, con l'obiettivo di fornire un'analisi approfondita dell'allocazione del tempo dell'utente.
► Social Media Marketing: Pianificare i nostri post è fondamentale per qualsiasi strategia di social media. Sfortunatamente, non possiamo essere attivi 24/7, tenendo d'occhio il nostro schermo in attesa del momento giusto per pubblicare quel brillante meme o infografica.
 , ad esempio, supporta fino a 20 piattaforme di social media, tra cui Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn e YouTube. Il suo piano gratuito consente di gestire 2 account e pianificare fino a 5 post. Inoltre, supporta post automazione: ciò significa che gli aggiornamenti specifici del blog e del web possono essere pubblicati automaticamente.
 include funzionalità simili, con possibilità di automazione ancora migliori e un piano gratuito che consente di gestire 3 account social e pianificare fino a 10 post.
► Utilizzo dello schermo: Al fine di migliorare la nostra gestione del tempo, controllare il nostro tempo passato davanti lo schermo è fondamentale, quindi i nostri sforzi possono essere ottimizzati, evitando affaticamento.
 AppDetox consente agli utenti di monitorare il proprio tempo sullo schermo creando regole di blocco personalizzate e elenchi di blocchi di app.
 Moment lancia regole cross-device e estensioni del browser, anche se solo con piani a pagamento.
► Gestione e organizzazione del progetto: Come vedremo nella prossima unità, queste app consentono agli utenti di gestire molti parametri, come l'elenco delle attività, le scadenze, l'ordinamento, la condivisione e il caricamento di allegati di file, diventando una sorta di "hub di organizzazione". La maggior parte di loro consente la condivisione di contenuti con altri utenti.
Buoni esempi di questo sono  ,  ,  e  . Sebbene ciascuno di essi includa una serie di caratteristiche fondamentali prevedibili, come quelle menzionate in precedenza, hanno comunque i loro assi nella manica per aiutare l'utente a prendere confidenza con la produttività.
Gestione delle attività nel lavoro di squadra
Progettazione della propria strategia di squadra Clicca per leggere
Tipicamente, il successo è una conseguenza diretta di una strategia adeguata, da qui l’importanza di saper pianificare il piano, ovvero progettare un solido diagramma del flusso di lavoro per mappare efficacemente i passaggi necessari per portare a compimento il progetto.
Tieni presente che questa è solo una proposta, quindi non esitare a modificarla in modo che possa adattarsi meglio alle tue esigenze.
Attuazione della propria strategia di squadraClicca per leggere
Una volta che abbiamo progettato il nostro piano, è il momento di attuarlo / implementarlo. Come visto nell'unità precedente, ci sono diverse alternative che forniscono soluzioni pulite, semplici ed efficaci, mantenendo i progressi aperti e riducendo al minimo il flusso di e-mail e i canali di comunicazione.
In questa occasione, verrà utilizzata la versione gratuita di Asana per illustrare il processo di implementazione precedentemente menzionato. Tieni presente che, in ogni caso, tutti i nuovi account hanno una mese di prova gratuito Premium (che aggiunge più funzionalità)
Fare un elenco di tutte le attività che il tuo team deve completare:
Questo è un passo fondamentale poiché definirà la struttura del progetto. I nomi e gli ambiti delle attività devono essere il più concreti e concisi possibile. Come vedremo più avanti, la maggior parte dei programmi, come la versione gratuita di Asana, in questo caso, consente attività e sotto attività al loro interno.
Una volta entrato nella dashboard di Asana, fai clic su uno qualsiasi dei simboli + a sinistra per creare un nuovo progetto (1) e scegli il tuo primo passo (2).
Consiglio pro: per accedere ad alcuni modelli, fare clic su "Utilizza un modello" (razzo blu, 2) e poi su "Ripristina filtri" (3). Allora sarai in grado di accedere ad alcuni modelli senza dover iniziare da zero!
In questo caso, stiamo utilizzando un display basato sulla lista (1) per la distribuzione del progetto. In alcuni casi, i layout delle schede (2) o del calendario (3) possono essere più visivi, soprattutto con progetti più semplici e sensibili al tempo. Poi, è solo una questione di nominare il progetto, personalizzare la sua icona e regolare le sue impostazioni sulla privacy
Elencare scadenze e intervalli di tempo per ogni attività: Quando si stima la lunghezza di un'attività, tenere presente che non solo le attività hanno una lunghezza variabile ma anche i diversi ritmi di lavoro delle persone che li eseguono dovrebbero essere presi in considerazione.
In ogni caso, le stime delle scadenze dovrebbe prendere in considerazione il tempo supplementare per ammortizzare gli imprevisti, le condizioni ideali sono solo teoriche!
Assegna una priorità per ogni attività: l’assegnazione prioritaria dovrebbe rispondere a domande del tipo:
► Fare questo compito non comprometterebbe la fattibilità del progetto?
► Questo impedirebbe alla squadra di iniziarne molti altri?
► Quanto è vicina la scadenza?
Su Asana, le scadenze possono essere impostate cliccando su «Scadenza» (1) mentre le priorità possono essere selezionate cliccando su «Priorità» (2).
Prendere nota di qualsiasi altra informazione pertinente per ogni attività: Non tutte le attività possono essere spiegate con un titolo schematico, ecco perché spesso sono necessarie informazioni come descrizioni dettagliate, file allegati, aggiornamenti e persino sotto attività.
► Non esitate ad aggiungere e richiedere questi dettagli, in quanto consentono di risparmiare così tanto tempo nelle corse di doppio controllo e nelle chiamate di conferma: è molto più veloce avere solo un posto dove andare a controllare piuttosto che controllarne più di uno.
► Inoltre, questi siti potrebbero essere inaccessibili ai membri del tuo team, il che significa che non c'è aiuto da parte loro!
► Ricordati di mantenere le informazioni di progetto il più possibile pubbliche e centralizzate!
Per aggiungere i dettagli dell'attività su Asana, basta cliccare su "Dettagli" (1) appena sotto la freccia, a sinistra del campo "Destinatario". Poi, ci sono pulsanti per l'allegamento dei file (2), l'aggiunta di sotto attività (3), la condivisione delle attività (4), inclusa una descrizione (5) e la pubblicazione di commenti/aggiornamento (6)
Distribuire i compiti tra il team in modo equo
Ogni persona ha una serie di qualità diverse. Per questo motivo, conoscere le competenze del team è fondamentale per fare il punto sulle risorse da utilizzare per il lavoro di squadra. Quando assegni i compiti, tieni conto di questi fattori come della lunghezza/complessità del compito stesso, quindi non preoccuparti se i membri del team si ritrovano con quantità diverse di compiti in un dato momento, il punto è bilanciare il carico di lavoro!
Tieni traccia dei progressi del team
Man mano che il progetto procede, il monitoraggio del suo sviluppo può rivelarsi una svolta importante. In questo modo i membri del team sapranno dove si trovano in ogni momento. C'è un'enorme differenza tra avere tutti i compiti tracciati e avere questa "mappa" che mostra la tua posizione in diretta!
I progressi possono essere facilmente tracciati all'interno di Asana spuntando le attività (1) e le sotto attività (accessibili quando si fa clic sui dettagli, proprio accanto ai dettagli dell'assegnatario, 2).
Per quanto riguarda il carico di lavoro dei membri del team, passando sopra i dettagli dell'assegnatario (3) verrà visualizzato un menu che mostra i dettagli di questa persona, con l'opzione di mostrare le sue attività (4) su una scheda di calendario visiva.
Riassumendo:
Riassumendo:Clicca per leggere
Ben fatto! Ora sai di più su:
- Come organizzare e sfruttare al meglio il proprio tempo
- Coinvolgere il tuo team e rendere l’insieme maggiore rispetto alla somma delle sue parti
- Pianificazione e gestione efficiente del tempo
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