Am Ende des Moduls wirst du in der Lage sein:

• Deine Zeit effizienter zu nutzen
• Teamarbeit und Aufgabenzuweisung besser verwalten zu können
• Werkzeuge zu kennen und zu nutzen, die dich bei der Aufgabenverwaltung unterstützen

Heutzutage scheint Zeit das Maß aller Dinge zu sein. Wenn wir über ein gutes Zeitmanagement verfügen und uns selbst gut kennen, können wir unsere Aufgaben besser erledigen und gewinnen wertvolle Zeit für persönliche oder unternehmensinterne Projekte. Deshalb ist es heute wichtiger denn je, sich gut zu organisieren.

Dies kollidiert mit der zweitrangigen Rolle, die dem Zeitmanagement in einigen Unternehmenskulturen zugewiesen wird, da es eher als Nebenkompetenz denn als Kernkompetenz behandelt wird. Es überrascht nicht, dass dieses Problem exponentiell zunimmt, wenn es um unternehmerische Projekte geht, die aufgrund ihres üblichen Nebencharakters oft eng um die Haupttätigkeit herum geplant sind.

Um uns bei unseren ersten Schritten in der Welt des Zeitmanagements zu helfen oder unsere Organisationsfähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben, findest du hier eine Auswahl an Tools (mit kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten):

⮚Zeiterfassung: Die vollständige Kontrolle über Ihre Zeit ist der Schlüssel zu einem besseren Arbeits- und Privatleben.

 ist eine kostenlose App zur Zeiterfassung, die dem/die Nutzer*in, egal ob Einzelperson oder Team, eine Reihe von zeitbezogenen Tools zur Verfügung stellt, um Countdowns, die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit oder die anrechenbare Zeit zu überwachen.

 bietet eine Vielzahl von Instrumenten zur Zeiterfassung, wie z. B. Aufgabenführung, Fokus-Sitzungen und eine Reihe von Berichten, die eine eingehende Analyse der Zeiteinteilung des*r Nutzer*in ermöglichen.

⮚Social Media Marketing: Die Planung von Beiträgen ist für jede Social-Media-Strategie unerlässlich. Leider können wir nicht rund um die Uhr auf unseren Bildschirm schauen und auf den richtigen Moment warten, um dieses brillante Memo oder diese Infografik zu posten.

, zum Beispiel, unterstützt bis zu 20 Social Media-Plattformen, darunter Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn und YouTube. Der kostenlose Tarif ermöglicht die Verwaltung von 2 Konten und die Planung von bis zu 5 Beiträgen. Außerdem unterstützt es die Beitragsautomatisierung, d. h. bestimmte Blog- und Web-Updates können automatisch gepostet werden.

 bietet ähnliche Funktionen, aber noch bessere Automatisierungsmöglichkeiten und einen kostenlosen Service, der die Verwaltung von 3 sozialen Konten und die Planung von bis zu 10 Beiträgen ermöglicht.

⮚Bildschirmnutzung: Um unser Zeitmanagement zu verbessern, ist die Kontrolle unserer Bildschirmzeit von entscheidender Bedeutung, damit wir unsere Arbeit optimieren können und nicht ermüden.

AppDetox ermöglicht es den Nutzer*innen, ihre Bildschirmzeit zu überwachen und benutzerdefinierte Blockierregeln und App-Blockierlisten zu erstellen.

Moment bietet geräteübergreifende Funktionen und Browsererweiterungen, allerdings nur bei kostenpflichtigen Tarifen.

⮚Projektmanagement und Organisieren: Wie wir in der nächsten Unit sehen werden, können die Nutzer*innen mit diesen Apps viele Parameter verwalten, z. B. Aufgabenliste, Fristen, Sortierung, gemeinsame Nutzung und Hochladen von Dateianhängen, und werden so zu einer Art "Organisationszentrale". Die meisten von ihnen ermöglichen den Austausch von Inhalten mit anderen Nutzern.

Gute Beispiele hierfür sind , ,  und . Obwohl jede von ihnen eine Reihe von zu erwartenden Kernfunktionen wie die oben genannten enthält, haben sie doch ihre eigenen Tricks in petto, um den Umgang mit der Produktivität zu erleichtern.

In der Regel ist der Erfolg eine unmittelbare Folge einer angemessenen Strategie. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man den Plan entwirft, d. h. ein solides Arbeitsablaufdiagramm zu entwerfen, um die für die Verwirklichung des Projekts erforderlichen Schritte effektiv abzubilden.

Bitte bedenke, dass es sich hierbei nur um einen Vorschlag handelt. Zögere also nicht, ihn zu ändern, damit er deinen Bedürfnissen noch mehr entspricht.

Sobald wir unseren eigenen Plan konzipiert haben, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen. Wie wir in der vorherigen Lektion gesehen haben, gibt es mehrere Alternativen, die eine klare, einfache und effektive Lösung bieten, indem sie den Fortschritt frei zugänglich publizieren und den E-Mail-Verkehr und die Kommunikationskanäle minimieren.

In dieser Präsentation wird die kostenlose Version von Asana verwendet, um den oben beschriebenen Implementierungsprozess zu veranschaulichen. Alle neuen Nutzer*innen erhalten einen Monat kostenlos den Premium Account (der mehr Funktionen bietet).

Erstelle eine Liste mit allen Aufgaben, die dein Team erledigen muss:

Dies ist ein wichtiger Schritt, da er die Struktur des Projekts festlegt. Aufgabennamen und -bereiche sollten so konkret und prägnant wie möglich sein. Wie wir später sehen werden, erlauben die meisten Programme, wie in diesem Fall die kostenlose Version von Asana, Aufgaben und Unteraufgaben innerhalb dieser.

Sobald du das Dashboard von Asana betreten hast, klicke auf eines der +-Symbole auf der linken Seite, um ein neues Projekt zu erstellen (1) und wähle deinen ersten Schritt (2).

Extratipp: Um auf einige der Vorlagen zugreifen zu können, klicke auf "Vorlage verwenden" (blaue Rakete, 2) und dann auf "Filter zurücksetzen" (unterhalb des blauen Sofas, 3). Dann kannst du auf einige Vorlagen zugreifen, ohne bei Null anfangen zu müssen!

In diesem Fall verwenden wir eine listenbasierte Darstellung (1) für die Verteilung des Projekts. In manchen Fällen können die Layouts Pinnwand (2) oder Kalender (3) anschaulicher sein, insbesondere bei zeitkritischen, einfacheren Projekten. Dann musst du dem Projekt nur noch einen Namen geben, das Symbol anpassen und die Datenschutzeinstellungen ändern.

Führe für jede Aufgabe Fristen und Zeitrahmen auf: Bei der Schätzung der Dauer einer Aufgabe ist zu bedenken, dass die Aufgaben nicht nur unterschiedlich lang sind, sondern dass auch das unterschiedliche Arbeitstempo der Personen, die sie ausführen, berücksichtigt werden muss.

In jedem Fall sollte bei der Schätzung der Fristen zusätzliche Zeit berücksichtigt werden, um unvorhergesehene Ereignisse abzufangen; ideale Bedingungen sind nur von theoretischer Natur!

Jeder Aufgabe eine Priorität zuweisen: Die Zuweisung von Prioritäten sollte auf Fragen wie diese antworten:

In Asana können Fristen durch Klicken auf "Fälligkeitsdatum" (1) und Prioritäten durch Klicken auf "Priorität" (2) festgelegt werden.

Notiere alle anderen relevanten Informationen für jede Aufgabe: Nicht alle Aufgaben können mit einem grafischen Titel erklärt werden, daher werden oft Informationen, wie detaillierte Beschreibungen, angehängte Dateien, Aktualisierungen und sogar Unteraufgaben benötigt.

⮚Zögere nicht, diese Details hinzuzufügen und anzufordern, denn sie ersparen dir viel Zeit bei der doppelten Überprüfung von Fahrten und Bestätigungsanrufen: es ist viel schneller, nur eine Anlaufstelle zu haben, als mehrere zu überprüfen.

⮚Hinzu kommt, dass diese Websites für deine Teammitglieder möglicherweise nicht zugänglich sind, was bedeutet, dass sie dir nicht helfen können!

⮚Denke daran, die Projektinformationen so frei zugänglich und einheitlich wie möglich zu halten!

Um Aufgabendetails in Asana hinzuzufügen, klicke einfach auf "Details" (1) direkt unter dem Pfeil links neben dem Feld " Verantwortliche*r". Dann gibt es Schaltflächen zum Anhängen von Dateien (2), zum Hinzufügen von Unteraufgaben (3), zum Teilen von Aufgaben (4), zum Hinzufügen einer Beschreibung (5) und zum Posten von Kommentaren/Aktualisierungen (6).

Verteile die Aufgaben ausgewogen auf die Teammitglieder

Jeder Mensch verfügt über eine Reihe unterschiedlicher Fähigkeiten. Deshalb ist die Kenntnis der Fähigkeiten deines  Teams der Schlüssel zu einer erfolgreichen Bestandsaufnahme der Ressourcen für die Zusammenarbeit im Team. Bei der Aufgabenzuweisung sind diese Faktoren ebenso zu berücksichtigen wie die Länge/Komplexität der Aufgabe selbst. Sorge dich also nicht, wenn die Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt unterschiedlich viele Aufgaben zu erledigen haben - es geht darum, die Arbeitsbelastung auszugleichen!

Halte die Fortschritte des Teams fest.

Während das Projekt voranschreitet, kann die Überwachung seiner Entwicklung einen großen Durchbruch darstellen. So wissen die Teammitglieder zu jedem Zeitpunkt, wo sie sich gerade befinden. Es ist ein gewaltiger Unterschied, ob man alle Aufgaben im Kopf hat oder ob diese "Karte" die eigene Position in Echtzeit anzeigt!

Der Fortschritt lässt sich in Asana leicht nachverfolgen, indem man Aufgaben (1) und Unteraufgaben (zugänglich, wenn man auf Details klickt, direkt neben den Details des Beauftragten, 2) abhakt. 

Was die Arbeitsbelastung der Teammitglieder betrifft, so wird beim Bewegen des Mauszeigers über die Details der zugewiesenen Person (3) ein Menü mit den Details dieser Person angezeigt, mit der Option, ihre Aufgaben (4) auf einer visuellen Kalendertafel anzuzeigen.

Gut gemacht! Jetzt weißt du mehr über:

• Organisieren und wie du deine Zeit besser nutzen kannst
• Beziehe dein Team ein und mache aus dem Ganzen mehr als die Summe seiner Teile
• Planung und effizientes Zeitmanagement